مفاهیم کاربردی فناوری اطلاعات: BPM چیست؟ آیا از گام‌های «گردش کار»* در سازمان خود آگاهی دارید؟ چگونه وقایعی را که در سراسر سازمان شما اتفاق می‌افتد شناسایی کرده و به آن‌ها پاسخ می‌دهید؟ ناآشنایی با آیین‌نامه‌ها و مقررات مشترک در سازمان‌ها چه هزینه‌هایی را بر کسب‌و‌کار شما تحمیل می‌کند؟ آیا می‌دانید بهره‌وری پایین، کاهش رضایت مشتریان و افت موقعیت کسب‌و‌کارتان در میان رقیبان، هزینه‌هایی هستند که برای عدم اتوماتیک کردن فرآیندهای خود از طریق «مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار» (BPM) باید بپردازید؟ به این دلیل است که ۵۶ درصد از شرکت‌های موجود در لیست Fortune ۵۰۰ ادعا کرده‌اند که اتومازیسیون فرآیند‌ها از طریق BPM، یک اولویت اصلی برای آن‌ها محسوب می‌شود. مفهوم BPM امروزه تعداد زیادی نیروی کار و سیستم‌های کسب‌و‌کار ناکارآمد وجود دارند که باعث ایجاد خدماتی کم کیفیت و هزینه‌های غیرضروری می‌شود و مشکلاتی را در زمینه رضایت کارمندان و مشتریان ایجاد می‌کند. این‌ها و مشکلات دیگر معمولا ارتباط نزدیکی با اطلاع، سنجش و کنترل فعالیت‌های کاری به‌طور روزانه دارند. تا زمانیکه فرآیندهای کسب‌و‌کار، غیر رسمی و نامشخص هستند و کارمندان در مورد وظایف خود و رویه‌های شرکت توجیه نشده‌اند، شرکت با ناکارایی و تنگنا مواجه است. BPM یک راه‌حل جامع برای درک و مدیریت روندهای موجود در سازمان شماست (از طریق تکنیک‌هایی مانند نگاشت/مستندسازی روند‌ها و جریان کار) و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند روابط کاری پیچیده موجود بین کارکنان، سیستم‌ها و فرآیند‌ها را به‌گونه‌ای ساده‌سازی کنند که کاملا قابل فهم شود و از این طریق بهره‌وری سازمان و رضایت مشتریان افزایش یابد. BPM پیش از اینکه یک ابزار یا تکنولوژی باشد، نوعی اصول و قواعد است و نه صرفا یک نرم‌افزار که خریداری کنید و بدون اطلاع از جزئیات دقیق برای اصلاح مسائل کسب‌و‌کار خود استفاده کنید؛ بلکه اشخاص نقشی اساسی در BPM ایفا می‌کنند. می‌توان BPM را به‌شکل بنیادی اینگونه تعریف کرد: اصول مدل‌سازی، اتوماتیک‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کردن روندهای کسب‌و‌کار برای افزایش سودآوری. هدف از BPM چیست؟ بهبود عملکرد و چالاکی کسب‌و‌کار‌ها با به‌کار بستن یک یا همه موارد زیر: • مجموعه‌ای جامع، مستند و قابل فهم از فرآیندهای استاندارد که باعث تعریف یک چارچوب در این حوزه شده و شفافیت و کارایی را ارتقاء می‌بخشد. این چارچوب باعث می‌شود همه شرکت‌های استفاده‌کننده از BPM فرایندهای مشابهی را در سازمان خود شکل دهند و این باعث افزایش امکان همکاری میان سازمان‌ها می‌شود. • رویکرد بهبود فرآیند‌ها شامل برنامه‌هایی برای اندازه‌گیری و نظارت بر فرآیندهای کسب‌و‌کار به‌صورت روز به‌روز و با هدف دستیابی به بهبود مستمر و بهره‌وری بالا. • استفاده از فناوری اطلاعت/نرم‌افزار از جمله مدل‌سازی و شبیه‌سازی فرآیند، گردش‌کار، یک‌پارچه‌سازی سازمان، گزارش کار‌ها و سایر تکنولوژی‌ها برای تسهیل در وقوع دو مورد بالا همچنین اتوماتیک کردن و بهینه‌سازی (optimize) بیشتر فرآیند‌ها. مهم‌ترین هدف BPM که در بسیاری از موارد نادیده گرفته‌می‌شود دستیابی به پیشرفت و ارتقاء مداوم است. چرا که تنها چیز ثابت در زندگی، تغییرات است. شرکت، محیط پیرامون شما و تکنولوژی تغییر می‌کنند. فرآیندهای شما نیز نیاز به تغییر و رشد دارند تا پاسخگوی نیازهای شما باشند. تعریف روندهای کسب‌و‌کار (Business Processes) برای درک بیشتر از مفهوم مدیریت روند‌ها در کسب‌و‌کار (BPM) بهتر است منظور خود از فرآیندهای کسب‌و‌کار را مشخصا بیان کنیم. فرآیند به توالی یا دنباله‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که یکی پس از دیگری به جریان می‌افتد و با تشکیل دادن مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، یک یا چند «ورودی» را به یک یا چند «خروجی» مورد نظر ما تبدیل می‌کند. این فعالیت‌ها ممکن است توسط اشخاص یا سیستم‌ها انجام گیرند و می‌توانند به‌صورت متوالی یا هم‌زمان اتفاق بیفتند. فرآیند کسب‌و‌کار می‌تواند هر چیزی باشد، از پردازش یک سفارش مشتری گرفته تا باز کردن یک حساب جدید یا سازگار کردن یک کارمند جدید با محیط کار. مثلا جذب نیرو به‌عنوان فرایند در یک سازمان متشکل از مجموعه فعالیت‌های دنبال هم هستند که شامل وظائفی همچون تعیین نیاز، اعلام عمومی، مصاحبه، ارزیابی حین کار و استخدام خواهد بود. در آغاز استفاده از BPM بسیار مهم است که بدانید فرآیندهای کسب‌و‌کار بسیار متنوع‌اند و می‌توانید آن‌ها را از بسیاری جهات دسته‌بندی کنید؛ مانند: سطح پیچیدگی مدت زمان حجم فعالیت‌های مورد نیاز صنعت مرتبط سازمان مرتبط اهمیت آگاهی از این دسته‌بندی از این‌رو است که استفاده از نرم‌افزارهای BPM برای مدیریت برخی فرآیند‌ها مناسب نیست. برای مثال روندهای دارای چارچوب استاندارد، کنترل‌شده و تکرارشونده که می‌توان آن‌ها را به زیرمجموعه‌هایی تقسیم کرد، گزینه خوبی برای استفاده از این دسته نرم‌افزارهاست؛ در حالیکه روندهای غیرقابل پیش‌بینی و بدون ساختار گزینه‌های خوبی نیستند. البته مشخص است که در این متن هدف بیان ساده برخی کلیات در این حوزه بوده و برای اطلاعات جزئی‌تر نیاز به مطالعات جامع‌تری است که برای مثال سایت http://www.what-is-bpm.com می‌تواند منبع خوبی در این زمینه باشد. چرخه زندگی BPM فعالیت‌های مربوط به BPM را می‌توان در شش گروه دسته‌بندی کرد: چشم‌انداز، طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی. فعالیت‌ها پیرامون یک چشم‌انداز استراتژیک و اهداف سازمان طراحی می‌شوند و هر فعالیت با لیستی از فرآیند‌ها همراه است، هر یک از این فعالیت‌ها یک مدیر دارد که مسئول به سرانجام رساندن مجموعه‌ای از فرآیندهاست و هر فرآیند نیز خود از وظایفی تشکیل شده که باید مطابق با برنامه اجرا و گزارش داده شوند. مجموعه‌ای از فرآیند‌ها باعث موفقیت در یک تابع می‌شوند و مجموعه‌ای از توابع برای دستیابی به اهداف سازمانی لازم است. طراحی این بخش شامل شناسایی روندهای موجود و طراحی روندهایی است که باید وجود داشته باشند. حوزه‌های مورد توجه در این مرحله عبارت‌اند از: نمایش جریان فرآیند‌ها و فاکتورهای درونی آن‌ها، روش‌های استاندارد عملیاتی، هشدار‌ها و تذکر‌ها، توافقنامه‌های سطح خدمات و مکانیسم‌ها‌ی انتقال وظایف. طراحی خوب، باعث کاهش تعداد مشکلات در عمر یک فرآیند می‌شود. این مرحله به شما این اطمینان را می‌دهد که یک طراحی تئوریک صحیح و کارآمد وجود دارد. بهبود می‌تواند در جریان کارهای میان انسان‌ها، سیستم‌ها یا انسان با سیستم رخ دهد و اهداف مختلفی همچون نظارت بازار یا چالش‌های رقابتی را دنبال کند. مدل‌سازی هدف از این مرحله ایجاد مدلی است برای نمایش فرآیندهای موجود در شرکت. در این فاز به ایجاد یک دیاگرام سطح بالا از فرآیند می‌پردازیم و هدف گردآوری اطلاعات تنها در حدی است که برای درک مفهومی اینکه یک فرآیند چگونه کار می‌کند کافی باشد بدون اینکه درگیر جزئیات اجرایی شویم. (برای مثال کره زمین را با یک گوی شبیه‌سازی می‌کنیم و تنها کلیاتی از مکان قاره‌ها و دریاها را روی آن نمایش میدهیم.) در این مرحله با استفاده از طراحی تئوریک بخش قبل به معرفی ترکیبی از متغیر‌ها می‌پردازیم (مثل تغییر در اجاره بها یا هزینه مواد خام، که مشخص می‌کند یک فرآیند چگونه می‌تواند تحت شرایط مختلف انجام گیرد.) همچنین در این مرحله آنالیزهای مربوط به تاثیر تغییر متغیرهای مختلف در فرآیند را مورد بررسی قرار میدهیم. اتوماتیک‌سازی در این فاز مدل گسترش می‌یابد تا به ایجاد مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها، جزئیات و قواعد مورد نیاز برای اجرای فرآیند بپردازد و به‌طور خاص به تصمیم‌گیری در مورد نحوه اجرای یک فرآیند می‌پردازیم (وقتی کره-زمین با یک گوی مدل سازی شده، یک نقشه به معرفی مسیرهای دقیق بین دوشهر و کمک می‌کند تا بفهمید کدام مسیر برای مسافرت مناسب‌تر است.) یکی از روش‌های اتوماتیک‌سازی ایجاد یا خرید اپلیکشن‌هایی است که مراحل لازم برای اجرای یک فرآیند را انجام دهند اما در عمل این اپلیکیشن‌ها تمام مراحل را با دقت لازم انجام نمی‌دهند. روش دیگر استفاده از تلفیقی از نرم‌فزار‌ها و دخالت انسان‌ها است که این روش پیچیده‌تر از روش قبلی است و مستندسازی فرآیند‌ها را مشکل می‌سازد. اما نرم‌افزارهای BPM تمام مراحل فرآیند کسب‌و‌کار را از مرحله طراحی پوشش می‌دهند و تمام مراحل مستقیما توسط کامپیو‌تر انجام می‌گیرد. اگر یک مرحله برای اتوماتیک‌سازی کامل مشکل باشد، این اپلیکیشن درخواست ورودی‌های انسانی می‌کند. در این روش امکان ارتقاء سریع‌تر روند‌ها فراهم می‌شود. مدیریت و اجرا فاز اجرایی BPM شامل تحلیل دستورالعمل‌هایی است که در مرحله قبلی ایجاد شده و هدف از آن مدیریت جریان کار از ابتدا تا انتهای فرآیند است. در این روش نرم‌افزارهای BPM مسئول ایجاد وظایف و تحویل اتوماتیک آن‌ها به افراد مشخص یا سیستم‌ها بر اساس قوانین فرآیند هستند. درست مشابه روشی که در آن، سیستم GPS در طول رانندگی و مرحله به مرحله و تا رسیدن به مقصد مسیر را به شما نشان می‌دهد در حالیکه راننده می‌تواند شخصا مسیرهای درست را از روی نقشه بخواند و به همان مقصد قبلی برسد اما استفاده از سیستم GPS کارآمد‌تر است و به راننده اجازه می‌دهد تا تنها بر رانندگی خود تمرکز کند به جای اینکه دائما نگران مسیریابی خود باشد. نظارت در این فاز اجرای فرآیند اندازه‌گیری، پیگیری و مورد بازبینی قرار می‌گیرد تا پتانسیل‌های موجود برای ایجاد بهبود شناسایی شود. بهینه‌سازی در این مرحله مدیران از اطلاعات و درس‌هایی که در فاز اجرا آموخته‌اند به‌عنوان مبنای ایجاد تغییر در فرآیند‌ها استفاده می‌کنند. ارتقاء در روش‌های جمع‌آوری داده‌ها، اضافه کردن یا حذف برخی وظایف، اتوماتیک کردن مراحلی از اجرای فرآیند که قبلا به‌صورت دستی انجام می‌گرفت یا بهبود در کیفیت گزارش‌های ایجاد شده، از جمله اقداماتی است که در بخش بهینه‌سازی انجام می‌گیرد و هدف از آن‌ها شناسایی تغییراتی است که باعث بهبود و ارتقاء یک فرآیند می‌شود. در ادامه مثال قبل، تشخیص اینکه زمان مسیر رفته شده ۳۰ درصد افزایش یافته، ممکن است به امتحان مسیر دیگری بپردازید که در ادامه مسیر از ترافیک‌های بعدی دور شوید. مهم‌ترین هدف BPM که در بسیاری از موارد نادیده گرفته‌می‌شود دستیابی به پیشرفت و ارتقاء مداوم است. چرا که تنها چیز ثابت در زندگی، تغییرات است. شرکت، محیط پیرامون شما و تکنولوژی تغییر می‌کنند. فرآیندهای شما نیز نیاز به تغییر و رشد دارند تا پاسخگوی نیازهای شما باشند. بهتر است این مراحل را به‌عنوان یک چرخه مداوم در نظر بگیریم که به‌محض اینکه پتانسیل تغییر در یک فرآیند یافت شد این چرخه دوباره از ابتدا آغاز می‌شود تا سرانجام بهترین گزینه‌ها اجرا شوند. با این روش است که امکان پیشرفت‌های دائمی و رو به رشد فرآیند‌ها فراهم می‌شود. توضیحات: * فعالیت‌هایی که پایان یکی، ورودی و شروع برای گام بعدی می‌باشد و گام‌ها با هم همپوشانی نداشته باشند. منبع :سایت همکاران سیستم